E-Mails in PDF-Dokumente konvertieren

Diese Aktion ist gültig für folgende Absender: Extern und Lokal.

Diese Aktion wandelt den gesamten Inhalt einer E-Mail in ein PDF-Dokument um. Alle bereits vorhandenen E-Mail-Anhänge werden dabei in das PDF-Dokument eingebettet. Das neu erstellte PDF-Dokument wird dann anstatt des ursprünglichen Inhalts an die E-Mail angehängt.

Anwenden der Aktion

  1. Öffnen Sie eine Regel für ausgehende E-Mails.
  2. Wechseln Sie zur Registerkarte Aktionen.
  3. Klicken Sie auf Hinzufügen und markieren Sie die Aktion E-Mails in PDF-Dokumente konvertieren.
  4. Klicken Sie Auswählen und schließen.
    Die Konvertierung des E-Mail-Inhalts konfigurieren
  5. Wählen Sie im Feld PDF-Dateinamen den Dateinamen des Anhangs aus, in den die E‑Mail eingebettet werden soll.
  6. Konfigurieren Sie , ob E‑Mails in jedem Fall oder nur dann umgewandelt werden, wenn der Benutzer dies über das Setzen der entsprechenden Betreffkennzeichnung oder das Outlook Add- In bestimmt.
HINWEIS:

Durch gleichzeitigen Einsatz der Aktionen E-Mail in ein PDF-Dokument konvertieren und Anhänge mit einem Passwort schützen können Sie den Inhalt einer E-Mail gleichzeitig in ein PDF-Dokument umwandeln und mit einem Passwort schützen.

Konfigurieren Sie dazu in der Aktion E-Mail in ein PDF-Dokument konvertieren einen Dateinamen, der auch in der Aktion Anhänge mit einem Passwort schützen eingetragen wird. Dadurch wird die E-Mail in ein passwortgeschütztes PDF-Dokument konvertiert, das den konfigurierten Namen trägt.

HINWEIS: Bei unterschiedlichen Dateinamen in den beiden Aktionen werden die Anhänge ungeschützt übermittelt. Dies liegt daran, dass bei einem zu schützenden Dateinamen-Muster von zum Beispiel Rechnung.pdf in der Passwort-Aktion ein Anhang mit diesem Namen an einer E-Mail durch die Konvertierung in eine Datei mit dem Namen Nachricht.pdf eingebettet wird. Dadurch befindet sich nicht mehr der eigentliche Anhang Rechnung.pdf an der E-Mail, sondern nur noch die Datei Nachricht.pdf. Diese Datei ist aber nicht für den Schutz mit einem Passwort eingetragen.

HINWEIS: Beachten Sie die Hinweise zu nicht unterstützten Szenarien im Zusammenhang mit der Verwendung der automatischen Verschlüsselung.